Questo articolo rappresenta uno spunto di riflessione sull’utilizzo di soluzioni software open source per la gestione delle biblioteche ai fini della realizzazione di un sistema di gestione informatizzato.
Un sistema informatizzato per la gestione di una biblioteca o di una rete di biblioteche, denominato anche sistema bibliotecario integrato (ILS, Integrated Library Systems), è un software per la gestione in rete di una o più biblioteche, fruibile anche via web, costituito da diversi moduli che offrono funzioni per la gestione dei vari servizi offerti dalle biblioteche.
Come per molti altri ambiti applicativi, anche per la gestione delle biblioteche sono disponibili dei validi e maturi sistemi software open source che costituiscono un’ottima alternativa all’acquisto di licenze d’uso o allo sviluppo di software ad hoc.
Il ricorso ad un sistema software open source, permette di eliminare la dipendenza della biblioteca da un fornitore proprietario, consentendo un maggiore controllo su dati e software.
Inoltre, il sistema può essere personalizzato a piacimento in relazione alle esigenze degli utenti – amministratori e gestori della biblioteca e utenti fruitori – che hanno una maggiore capacità di influenzare i miglioramenti del sistema.
Senza contare il fatto che questi software, se sono molto affermati, sono seguiti da grandi comunità di utenti e sviluppatori che contribuiscono continuamente al loro sviluppo, che è uno dei maggiori punti di forza del software open source.
Da questo scaturisce che le soluzioni open source sono generalmente economicamente più convenienti rispetto all’uso di sistemi proprietari. Tuttavia, anche se si tratta di sistemi gratuiti, ci sono comunque costi di configurazione, gestione e hosting da considerare.
Di seguito sono riportate le principali funzionalità che un sistema bibliotecario integrato (ILS, Integrated Library Systems) deve possedere, classificate tra quelle rivolte agli utenti finali e quelle rivolte al personale addetto alla gestione.
Principali funzionalità di un software open source per la gestione delle biblioteche
Funzionalità rivolte all’utente
OPAC (Catalogo Online ad Accesso Pubblico)
- Ricerca molto flessibile e potente tramite parole chiave, collocazione, tipo di testo, argomento, titolo, autore, ecc.
- Interfaccia utente personalizzabile
- Visualizzazione degli ultimi titoli pubblicati
- Sistema fruibile sia su desktop che su smartphone.
- Risultati di ricerca con visualizzazione della disponibilità e funzione di prenotazione
- Possibilità di tag, commenti, valutazioni e condivisioni social da parte dell’utente.
- Pubblicazione di notizie rivolte agli utenti
- Funzioni per gli utenti tesserati: Gestione prenotazioni dei titoli, profilo personale e storico delle attività, creazione liste personali, sottoscrizione notifiche.
Notifiche automatiche
- possibilità di configurare notifiche automatiche rivolte agli utenti, come:
- scadenze e ritardi nelle restituzioni
- notifica disponibilità titoli prenotati
- notifica della scadenza dell’account utente (se soggetti a scadenza)
Funzionalità rivolte al personale
Catalogazione
- Catalogazione manuale con campi personalizzabili per tipologia di titolo (libro, rivista ecc.)
- Catalogazione automatica tramite import dati con protocollo Z39.50
- Aggiunta, modifica, cancellazione di dati bibliografici anche in blocco
- Creazione di modelli di catalogazione personalizzati con possibilità di valori pre-selezionati per rendere più efficiente la catalogazione.
- Generazione e stampe di etichette con codice a barre (per ricerca veloce)
- Gestione di classificazioni
- Gestione inventario
Circolazione
- Ricerca nel catalogo unificato della rete di biblioteche.
- Prestito e restituzione con supporto lettura codici a barre o RFID
- Gestione movimenti / prestiti tra biblioteche della rete
- Gestione delle regole di prestito e restituzione
Gestione utenti tesserati
- Gestione archivio utenti e ricerca
- Creazione tessera utente
- Visualizzazione dello storico dei prestiti per ciascun utente
- Stampa di rapporti relativi alla circolazione
- Possibilità di gestire pagamento via PayPal per eventuale abbonamento annuale
Gestione acquisizioni
- Gestione budget di spesa e fondi, duplicazione budget e fondi per l’anno successivo.
- Archivio fornitori
- Generazione automatica di ordini
- Gestione stato degli ordini
- Compilazione ordini tramite ricerca Z39.50
- Possibilità di attivare prenotazione da parte degli utenti su titoli in ordine
- Accettazione di suggerimenti di acquisto da parte degli utenti
- Possibilità di gestione automazione ordini
- Gestione periodici
Reportistica e stampa
- Disponibilità di report pre-impostati
- Possibilità di creare report personalizzati
- Possibilità di programmare l’esecuzione di report in determinati orari
Conclusioni
La scelta di un nuovo sistema di gestione bibliotecaria è una scelta difficile e l’implementazione di un software open source può essere un rischio. Ma per contro presenta diversi vantaggi, tra cui:
- Maggiore controllo del sistema software
- Maggiori possibilità di sviluppo e personalizzazione
- Indipendenza del venditore
- Costi inferiori
- Opportunità di cooperazione con altre organizzazioni che usano lo stesso sistema.
